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Adjoint(e) administratif et comptabilité (parue: oct. 2017)

Profil recherché
Relevant directement de la direction générale, l’adjoint(e) administratif et à la comptabilité mettra ses compétences au service de la direction générale et l’équipe de professionnels. Nous recherchons une personne polyvalente, bien organisée, efficace, cordial, et stable, désireuse de s’engager à long terme.

Responsabilités

Administration

  • Dépouiller la boîte courriel générale, et traiter (répondre, rediriger ou s’enquérir d’une réponse) les messages reçus afin de pouvoir y répondre ;
  • Dépouiller la boîte courriel CAPÉ . (1-imprimer les factures, 2- assigner un projet et un compte de dépenses/revenus 3- relever et répondre aux correspondances);
  • Recevoir, classer et traiter les envois postaux, et préparer ceux de la CAPÉ (factures, paiements, correspondance);
  • Assurer la circulation des renseignements au sein de l’équipe administrative, et auprès des comités de membres de la CAPÉ;
  • Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques, et si nécessaire, les rediriger vers la personne concernée;
  • Sur demande, réviser, corriger et mettre en page des documents et formulaires (Rapports, demande de subvention, etc.);
  • Améliorer et maintenir les systèmes de classement des dossiers;
  • Améliorer et maintenir les procédures des tâches récurrentes (SAGE, Employeur D, fermierdefamille, inscription CAPÉ, etc.)
  • Préparer les doodles des rencontres de comités, les avis de convocation et, sur demande, préparer les envois aux membres du CA et des comités;
  • Compiler des données, des statistiques et d’autres renseignements (membrariat, abonnements paniers, suivi des paiements-encaissements, etc.), afin d’appuyer les activités du CA, des comités de membres et de l’équipe d’employés.

Comptabilité (sur SAGE):

  • Saisir et transmettre les factures clients et saisir les paiements;
  • Saisir les factures fournisseurs et faire les paiements (chèque, AccèsD);
  • Saisir les données relatives aux salaires;
  • Préparer et faire les dépôts;
  • Assurer la mise à jour des comptes clients, fournisseurs et membres sur nos systèmes de gestion informatisés (inscription CAPÉ, fermer de famille et SAGE), et l’envoi (contact par téléphone au besoin) des états de comptes et ou rappels;
  • Faire les conciliations bancaires;
  • Faire les déclarations de taxes trimestrielles;
  • Préparer les états financiers par projet et globale sur demande de la direction générale ou des professionnels.

Ressources humaines:

  • Préparer la paie sur Employeur D (recueillir les feuilles de temps validées, faire la saisie, envoyer les talons de paie aux employés, préparer l’information pour la saisie comptable);
  • Mettre à jours le registre des heures pour les kiosques (tableau des ventes);
  • Tenir à jour un tableau des vacances;
  • S’assurer de faire les mises à jour nécessaire auprès de la CNESST (ex. les bénévoles);
  • Préparer l’accueil de nouveaux employés (documents d’entrée, fiche de l’employé, ajout sur employeur D, accès au courriel et autres outils, etc.).

Exigences

  • Une formation collégiale en secrétariat et/ou en administration.
  • L’expérience de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité (SAGE) est un atout important.
  • La maîtrise de logiciels variés (Suite office -chiffrier, traitement de texte, etc.-, outils de Google Drive, bases de données et édition Web avec WordPress).
  • Un excellent français oral et écrit et une connaissance fonctionnelle de l’anglais oral. Le bilinguisme est un atout.
  • L’expérience dans le domaine de l’administration des coopératives est un atout.
  • La capacité d’offrir un service courtois tant par écrit qu’au téléphone.
  • Autonomie, polyvalence, bonne structure de travail, esprit logique.

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Conditions de travail

La rémunération est établie en fonction des qualifications et de l’expérience.
Horaire de travail: jours de semaine.
L’emploi offert est à temps plein.
Le lieu de travail est situé sur l’île de Montréal.
L’entrée en poste est prévue en décembre ou janvier 2018.
Les candidatures (curriculum vitae et lettre de motivation) doivent être transmises par courriel électronique à info@capecoop.org, avant le 3 décembre, avec pour objet « candidature AAC ».

Seules les candidatures retenues seront contactées. Les entrevues débuteront à Montréal dans la semaine du 11 décembre 2017.